Bezoekadres Zutphenseweg 42 7211 ED Eefde 0570 63 45 54 info@bspaas.nl

SRO verhuurt met SpaaS

“Dit systeem biedt veel meer gemak voor ons én voor onze klanten.”

Interview door Ellen Kleverlaan, journalist

 

Reserveringen inboeken was niet alleen een tijdrovende klus, het was ook een klus met veel verschillende handelingen, voordat zo’n reservering eindelijk een feit was. Maar dat is bij SRO verleden tijd. Esther Dijkers werkt er als medewerker frontoffice. “Nu loop ik ontspannen in de rondte.”

 

Esther blijf met SpaaS reserveringen voor accommodatieverhuur

 

Map

Esther beschrijft met gevoel voor drama hoe in het verleden een boeking moest worden gedaan. “Stel een klant wilde een gymzaal afhuren. Dan moesten we de klantgegevens eerst in het systeem zetten, en dan de gevraagde boeking. Van het contract maakten we een print en die kopieerden we dan nog eens. Eén ging er in een map, de ander ging naar de klant met het verzoek die te tekenen en terug te sturen. Met de map vol nog-niet getekende contracten hielden we bij wie er al hadden getekend of wie nog een herhalingsverzoekje moesten ontvangen.”

 

Huis

Een omslachtig proces, dat als het druk was niet zelden werd afgehandeld door de informatie op gele plakkertjes te schrijven, omdat alweer een volgende klant zich telefonisch aandiende. De gele plakkertjes werden dan vaak pas daags erna afgehandeld. Met soms tot gevolg dat de gymzaal al door een collega was geboekt, dat er ongewenste vertraging optrad of zelfs fouten konden ontstaan. Een nieuw systeem was meer dan welkom. En dat kwam er ook: SpaaS heet het, een SaaS-oplossing van BSpaaS. Saas betekent dat het een webbased toepassing is, oftewel: je logt in via een simpele internetverbinding. Medewerkers kunnen er dus ook vanuit huis mee werken.

 

Werk

Maar laten we Esther aan het woord laten. “De seizoensplanning is altijd enorm veel werk. In mei en juni willen alle scholen en sportverenigingen natuurlijk weten of zij voor het seizoen dat na de zomervakantie begint, weer mogen rekenen op de uren die zij bij ons hebben aangevraagd. Een voorbeeld? De Volleybalbond vraagt voor weekend x, y en z de zaterdagen aan om hun competitiewedstrijden te spelen. School A wil de dinsdagen voor hun schoolsporturen, enzovoorts.” Veel verenigingen hebben vaste uren. Daar omheen moeten de incidentele uren en dagen geboekt worden.

 

Klant

Hoe gaat dat nu in zijn werk met SpaaS? “Als het een nieuwe klant is, zet ik die eerst in het systeem; is het een vaste klant, dan roep ik die op mijn scherm. Met de klant aan de telefoon maak ik de boeking zo 1, 2, 3 af en stuur het contract op datzelfde moment naar de klant toe. Als we de verbinding hebben verbroken, heeft de klant zijn contract al in zijn mailbox.” Vorig jaar was het rond de seizoensplanning een drukte van jewelste bij SRO, bekent Esther. “Nu loop ik ontspannen in de rondte. Het inboeken van de vaste uren was voorheen een klus die wekenlang doorwerken betekende, nu deed ik het in twee dagen vanuit huis.”

Gemak

Naast de overduidelijke voordelen als gemak en tijdwinst voor SRO, is er nog een groot voordeel wat Esther betreft: het comfort voor de klant. “De klant hoeft minder lang met ons aan de telefoon door te brengen voordat zijn reservering een feit is. Bovendien heeft hij die reservering dus vrijwel meteen in zijn mailbox. We krijgen daar regelmatig complimentjes voor.” SpaaS geeft een signaal af wanneer na twee weken nog geen ondertekend contract is ontvangen. Ook dat is prettig; er is geen gedoe meer met een map vol papier die handmatig gecontroleerd moet worden. Maar natuurlijk zijn er ook nadelen aan SpaaS. Zoals dat er klanten zijn die geen e-mail hebben, legt Esther uit. “Verenigingen zonder e-mailadres, het komt echt nog voor. In dat geval doen we het contract op de post.” En niet alles doet SRO al met SpaaS, dus werken ze nog met twee systemen. Ook dat is nog niet zoals het uiteindelijk moet zijn.

 

Gesprek

Gelukkig vraagt BSpaaS actief naar dergelijke lastige kwesties van SRO. Esther ziet nog winst te behalen voor hun klanten, als deze verenigingen en particulieren ook zelf kunnen inloggen op SpaaS om zo zelf hun reservering rond te maken. Daarover zijn ze nu in gesprek. Wat Esther merkt is dat men bij BSpaaS enorm open staat voor verbetering van het systeem waar dat mogelijk is. “We zijn bijvoorbeeld nu bezig om ook de sport- en spelverhuur toe te voegen en zo zijn we samen druk doende alles in hetzelfde systeem te krijgen. Die klantvriendelijkheid van hen, is voor ons wel heel prettig werken. Zij dragen eraan bij dat we bij SRO onze klanten steeds beter van dienst kunnen zijn.”

Nieuwsbrief

Blijf op de hoogte! Schrijf u hier in voor onze nieuwsbrief!

Klik hier om aan te melden >>

Blog

Online verkopen, reserveren, e-ticketing kent veel aspecten, In deze blog schrijven we over trends en ontwikkelingen.

Henk Westenbrink